Asesoría en Sociedades Inmobiliarias: Aspectos Legales y Tributarios

Comprender la importancia de la auditoria de los gastos comunes en un condominio es un factor clave. Ya que, se debe revisar todo con respecto a los recursos que provengan del pago mensual de todos los copropietarios sustentarán la vida comunitaria. Respecto a este tema, en el presente artículo te explicaremos todo lo que hay que saber sobre auditoria de los gastos comunes que ha causado confusión y cierta polémica en muchos edificios.

Una auditoría de gastos comunes general es un examen detallado de los ingresos y gastos de una comunidad. En él se estudian todos los movimientos de la cuenta corriente y fondo de reserva, los contratos de personal y la ejecución de los contratos de mantenimiento. Auditoría de Gastos Comunes

La importancia de esto radica, en el que se debe evaluar si los recursos se utilizan de manera eficiente y si todos los procesos cumplen con el Reglamento de Copropiedad y las leyes laborales. Esta es una evaluación integral de la gestión contable, administrativa y legal del condominio en que se auditará. Esta evaluación puede incluir el análisis de datos y documentos de los últimos 12, 24 o 36 meses. Los años el cual se requiera auditar tomará un tiempo diferente para medir los resultados, por la cantidad de documentos que se deben revisar. . Es decir, tomará más tiempo en auditar 3 años en comparación de una revisión de datos de 1 año.

¿Cuáles son las etapas que se realizan en una auditoría de gastos comunes?

Como lo mencionamos anteriormente, se debe realizar un estudio detallado de todo lo que comprende la administración de un condominio. En el caso de los gastos comunes que están incluidos en la Auditoria a Comunidades de Edificios se debe evaluar todo lo que en ello se comprende. Generalmente cuando se audita un condominio no estamos hablando de una auditoria a la de empresas o cualquier otra auditoria. Este tipo de auditoria de gastos comunes es una Auditoría integral, por ejemplo, que está relacionado cuando faltan dineros y rendiciones de cuentas en comunidades. Auditoría de Gastos Comunes

Por lo tanto, en este tipo de auditoria se recolecta un tipo de información relacionado con lo siguiente:

• Estado de Avance
• Resultados de:
• Revisión de egresos de Gastos Comunes y su respaldo.
• Revisión de ingresos de Gastos Comunes
• Un análisis de situación de trabajadores y cumplimiento de obligaciones legales
• Orden interno de la información y contratos externos
• Un análisis de cobro de Gastos Comunes
• Análisis de uso eficiente de recursos
• Análisis de planes de mantención
• Evaluación de Fondo de Reserva

En la auditoría de gastos comunes se considera cada pago a la cuenta a la que se ha transferido el Fondo de Reserva General, ya sea para: pago de gastos generales y/o multas y mora. Así como de intereses provenientes del fondo común de reserva. Respecto a los egresos de gastos comunes, se analizan los pagos de tasas, impuestos, multas, reparaciones, mantenimiento, servicios de mantenimiento y más.

¿Qué tipo de problemas se pueden detectar de acuerdo a los resultados de una auditoría de gastos comunes?

No es un secreto para nadie que administrar una comunidad es un trabajo complejo. Pero además de ello, hay que tener presente que se pueden presentar errores con o sin intención. Auditoría de Gastos Comunes

Es necesario comprender que cada comunidad de edificioes es autentica y que la auditoría no debe ser solo una búsqueda de fallas o errores. Sino que también debe ser entendida como una herramienta que busca prevenir errores en la administración de los recursos de la comunidad. Asimismo, la auditoria de comunidades o gastos comunes debe tomarse como una búsqueda de procesos o gestión que se puede mejorar en la administración de los recursos. Auditoría de Gastos Comunes

Dentro de los resultados de años auditados en una comunidad se pueden encontrar errores o procesos a mejorar como los siguientes:

• Diferencias en el cálculo de la alícuota,
• Dudas sobre el fondo de reserva, sus usos y la capacidad de invertirlo,
• Documentos faltantes (boletos, facturas, gastos),
• Cargos adicionales en el pago de suministros y servicios,
• Los informes de gastos suelen ser confusos,
• El registro de ingresos y gastos no está claro,
• Dudas sobre los contratos de trabajos u honorarios,
• Entre otros que se pueden detectar mediante un análisis.

¿Cuándo debe realizarse una auditoria de gastos comunes?

La auditoría de gastos comunes puede realizarse en cualquier momento que lo decida la Asamblea de Copropietarios, el Comité o por iniciativa de la propia Administración. Esto es para poner de manifiesto las diversas deficiencias en el funcionamiento administrativo de la comunidad. Auditoría de Gastos Comunes

Se recomienda hacer la auditoria en comunidades una vez al año. Por regla general, se solicitan durante la Junta de Copropietarios, pero ello no impide que cualquier residente pueda realizar una solicitud a la Comité, que es el órgano encargado de autorizarla.

Lo mejor es hacer esto cuando hay un cambio de Administrador, o un cambio de miembros del comité, y aunque no suceda, debe hacerse por lo menos una vez al año.

No es inusual que el concepto de auditoría tenga una connotación negativa, como se lo hemos mencionado anteriormente. Pero es importante entender que el auditor, además de revisar declaraciones u otros documentos, contacta al auditado para aclarar dudas sobre el tema que puede dar lugar a algún conflicto.

Es decir, la auditoria también sirve como guía para realizar el proceso contable dentro de la comunidad correctamente. Por lo tanto, no puede verse solamente que sirve solo para detectar errores que puedan sospecharse dentro de la contabilidad del edificio.

¿Quién puede solicitar una auditoria de gastos comunes?

La auditoría de gastos comunes en la comunidad puede solicitarse a través de una propuesta o moción, la junta puede aprobar y el comité debe contratar los servicios. Sin embargo, el Comité de Administración también puede contratar como representante de la junta.

¿Cómo se puede elegir una empresa que realice la Auditoría del Condominio?

En primer lugar, el punto en común es que el tema se discuta en una reunión del Comité de Administración y se evalúen varias posibilidades, incluyendo cuánto tiempo desea auditar y cuánto desea gastar.

Tan pronto como el Comité de Administración decida contratar los servicios de una firma de auditoría, el proceso de selección debe comenzar con una firma que esté certificada. Y, tenga cierta presencia en el mercado. Es decir, las comunidades que ya están bajo control y sean auditadas durante muchos años. Asimismo, que cuyos miembros sean contadores profesionales o contadores auditores. -auditoria a comunidades de edificios

Hacer bien una auditoría comunitaria es una tarea delicada que no se puede encomendar a cualquier persona que no sea un profesional en la materia. Aquí lo importante es el manejo especializado de la información, la integridad del trabajo, la exactitud en la presentación de los informes de auditoría, notas y comentarios finales. Cuando nos expresamos que es delicado o sensible es, porque cada sociedad tiene su propia o única forma de administrar sus finanzas u otras acciones. Por lo tanto, debe regirse conforme a lo que ya esté establecido, aunque la ley otorgue y brinde a las comunidades un alto grado de independencia y de autonomía. Auditoría de Gastos Comunes

Esto es con el fin de determinar la forma en cómo reflejan sus ingresos o egresos. Pero, incluso con previo acuerdo por mayoría de los copropietarios y bajo las especificaciones que la misma norma legal las gobierna.

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