Al administrar una comunidad, el trabajo financiero y de contabilidad siempre estará presente. Cuando una comunidad no registra ninguna actividad económica que sea “susceptible de generar impuestos”, el SII (Servicio de Impuestos Internos), la exime de la obligación de iniciar actividades y declarar impuestos en dicha entidad. Sin embargo, a pesar de que no es necesario declarar ingresos ni impuestos ante el SII (salvo Impuesto mensual a las remuneraciones de sus empleados, si correspondiera), también, por el control de los importantes flujos de dinero que se generan en la administración de los Condominios, es necesario y recomendable llevar una contabilidad que muestre todo el movimiento financiero, activos y pasivos de la comunidad y sea susceptible de ser auditado si los componentes de la Asamblea de Copropietarios así lo requieran.
De conformidad con el artículo 18 de la nueva Ley de Copropiedad Inmobiliaria N° 21.442, en este tipo de comunidad se requiere contratar un Administrador o Empresa de Administración. Entre las responsabilidades de quien Administre la Comunidad, en el artículo 24 del Reglamento de dicha Ley, está la de llevar la Contabilidad del Condominio y generar una serie de informes financieros contables del Condominio.
¿Qué tipo de contabilidad se debe llevar en Condominios?
Como la comunidad no tiene obligación de presentar contabilidad ante el SII, existe la opción de llevar una contabilidad más liviana, que sólo cubra las necesidades de información que requiere la Comunidad.
La contabilidad de la Comunidad debería estar enfocada básicamente en satisfacer todas las necesidades de información de los condominios, incorporando los siguientes ítems:
1. Recaudación mensual por concepto de gastos comunes ordinarios y extraordinarios, con los saldos por deudas.
2. Gastos ordinarios realizados: en este apartado deberán especificarse los gastos relativos a la administración, personal, mantención, reparación y uso o consumo de servicios básicos colectivos.
3. Gastos extraordinarios realizados.
4. Fondo común de reserva, indicando el total disponible y los gastos que mensualmente se hayan imputado al mismo.
5. Pagos recibidos por arriendo de espacios comunes y otros similares, devengadas en el período respectivo, y la recaudación y deudas de estos ítems en el mismo período.
6. Multas e Intereses que pudieran afectar al Condominio.
¿Cuándo las comunidades de edificios y condominios deben llevar Contabilidad?
Las comunidades de edificios y condominios deben llevar Libros de Contabilidad y Auxiliares y presentar Declaraciones de Impuestos ante el SII cuando obtengan ingresos afectos al impuesto a la renta, por ejemplo: arriendo de espacios para instalación de antenas de señal telefónica de terceras empresas.
Puede obtener mayor información relativa a este tema en el sitio Web del SII, menú Ayuda, opción Aprenda Sobre…, Contribuyentes, Actividades Sujetas a Regímenes Especiales y Franquicias, Organizaciones sin fines de lucro.
¿Quién es responsable de llevar la contabilidad en un condominio?
Como se señaló al comienzo, de acuerdo a lo que establece la ley de copropiedad inmobiliaria 21.442, serán funciones del administrador recaudar los montos correspondientes a las obligaciones económicas y emitir certificados en lo relativo al estado de deudas de las unidades. Asimismo, de llevar la contabilidad del condominio conforme a las normas que establezca el reglamento de la ley. Y, de informar al comité de administración, las gestiones realizadas para el cobro de dichas obligaciones respecto de los propietarios, arrendatarios u ocupantes morosos.
Así como también, puede contratar una empresa que se encargue de la administración del edificio. Las empresas de administración de edificios y condominios son también las encargadas de llevar la contabilidad de condominios o residencias.
Es muy importante tener en cuenta que, la contabilidad deun condominio es un trabajo que requiere mucha responsabilidad, transparencia y precisión. Por estas razones, es útil contratar personal calificado.
¿Qué comprende la contabilidad de un condominio?
La contabilidad de gastos, conforme a Ley 21.442 y otros procedimientos contables, orientada especialmente a la Administración de Edificios y Condominios contempla:
- Libro banco mensual.
- Gastos comunes mensuales.
- Informes ingresos y egresos del mes.
- Informe económico mensual (Estado de Fondos Comunidad, cuenta corriente, resumen de ingresos y egresos período, balance).
- Informes económicos anuales con análisis de cuentas.
¿El administrador que lleve la contabilidad del edificio qué cuentas debe rendir?
Todo administrador o subadministrador de un condominio debe regirse por la ley de copropiedad inmobiliaria y las normativas para poder ejercer su función. De acuerdo a lo que establece el art. 21 de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria 21.442 el administrador estará obligado a rendir cuenta documentada y pormenorizada de su gestión. Esto debe ser ante el comité de administración en forma mensual y ante la asamblea de copropietarios en cada sesión ordinaria y al término de su administración.
El administrador deberá consignar, en cada cuenta que rinda, el detalle de los ingresos y gastos, incluida las remuneraciones y pagos relativos a seguridad social del personal contratado. Así como el saldo de caja, entregando una copia informada por el banco de todas las cuentas bancarias, cartolas de estas cuentas y respaldo de pago de los seguros contratados.
Para estos efectos, la documentación correspondiente deberá estar a disposición de los copropietarios y arrendatarios del condominio. Y, debe ser proporcionada con, al menos, veinticuatro horas de antelación respecto de las sesiones ordinarias de la asamblea de copropietarios, o de las reuniones del comité de administración en que deba rendirse la cuenta mensual.
Asesoría Contable y Legal
Nuestra experiencia y conocimiento contable y jurídico nos ha permitido formar un sólido equipo de profesionales, expertos en Auditoría para Condominios. Capacitados para efectuar Auditorías Integrales, por ejemplo, cuando faltan dineros y rendiciones de cuentas en comunidades y también un Servicio de Control Financiero Legal periódico que permita llevar un control oportuno de la Administración del Condominio y así poder anticiparse a posibles irregularidades que se puedan presentar en la operación normal de las comunidades. También ofrecemos la posibilidad de apoyar a los Administradores de Condominios ofreciendo llevar la Contabilidad del Condominio, actualizada y de acuerdo a la Normativa Vigente.
Ponemos a su disposición nuestra asesoría en auditoría contable y legal; nosotros entregamos un servicio completo. Su Condominio tendrá una auditoría y contabilidad entregada por Contadores expertos y Abogados especialistas en el área inmobiliaria.
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